TeaTime.Berlin

Krisenmodus

Wed, 21 Oct 2026 12:28:20 GMT

Wie ich meine Wochen plane, wenn ich keine Zeit zum Planen habe: Die 4K-Liste für den Krisenmodus.

Ich bin eine große Freundin von täglicher, guter Planung. Nicht, weil ich davon ausgehe, dass dann alles so funktioniert und abläuft, wie ich es geplant habe. Sondern weil mir ein guter Plan Orientierung und Sicherheit gibt und mich davon abhält, mich selbst zu stressen. Wie ich das tue, habe ich Dir zum Beispiel ausführlich in der Podcastfolge #118 erzählt.

In stressigen Wochen ist alles ganz anders

Aber auch in meinem Leben gibt es immer wieder Wochen, die fernab von Ruhe verlaufen. Wenn ich zum Beispiel drei bis vier Seminartage habe und dann auch noch das Kind krank wird, mach ich keinen schönen Tagesplan mehr - geschweige denn dass ich über ein gutes Tagesziel nachdenke. Denn das ist klar wie Kloßbrühe: Überleben. Nicht mehr und nicht weniger. In solchen Wochen gilt es kurz die Prioritäten neu zu ordnen:

Kind optimal betreuen bzw. Betreuung organisieren
gute Seminare geben und alle Teilnehmenden glücklich machen
den Haushalt soweit aufrecht erhalten, dass mir nicht das Sorgerecht entzogen wird

Nichtsdestotrotz gibt es darüber hinaus aber laute fiese Kleinigkeiten, Anrufe und Emails, die ich weiter im Blick haben muss. Um nicht den Überblick zu verlieren, verwende ich in diesen Zeiten meine 4K-Liste. Die vier Ks stehen für „Kind, Karriere und Küche in Krise“. Du kannst sie aber auch in allen anderen Krisenphasen anwenden: Die Hälfte im Team ist krank, irgendeine wichtige Technik fällt für längere Zeit komplett aus, ein Projekt … kurz: die Hütte brennt.

Die 4K-Liste für Fokus und Überblick im Krisenmodus

Die 4K-Liste ist zu Beginn nichts anderes als ein nacktes, weißes DIN-A4-Blatt. Dort notiere ich zu Beginn der Woche bzw. zu Beginn der Krise untereinander alles, was diese Woche wirklich dringend und/oder wichtig ist. Nach Eisenhower-Matrix (#107) also alle A- und C-Aufgaben. Ein schneller Blick in alle To-Do-Quellen (Trello-Board, Bullet-Journal, Kalender, Email-Postfach…) und los geht’s. Keine Zeit für Details oder Vollständigkeit. Ich notiere erstmal nur grob, was mir sofort ins Auge springt oder in meinem Hinterkopf lästige Geräusche macht. Alles einfach untereinander. Egal ob große oder kleine Aufgabe, egal ob aktuell oder erst später relevant, egal ob wichtig und/oder dringend. Im Laufe der K-Woche orientiere ich mich dann nur an dieser Liste und führe diese auch immer weiter fort. Mir fällt unter der Dusche noch was ein: Ab auf die Liste. Ein Anruf mit einer Aufgabe: Ab auf die Liste…

Zu Beginn einer K-Woche stehen am Montag um 08.00 Uhr auf meiner Liste gern schon mal zehn bis fünfzehn Punkte. Zum Ende der Woche kann sich die Anzahl dann gern auch verzehnfacht haben. Und ja, es gibt auch Wochen, da beschreibe ich auch die Rückseite… Mit diesem Verfahren haben wir bis hierher schon mal eines erreicht: Wir haben alles schön auf einer Liste und nichts geht verloren. Auch nicht die tolle Idee, die mir gerade beim Müll rausbringen gekommen ist. Wirklich übersichtlich ist diese Liste aber nicht und Ruhe und Kraft verleiht sie uns erst recht nicht. Im Gegenteil: Solche langen Listen verursachen eher Panik-Attacken und das Gefühl von drohendem Ertrinken. Deshalb kommt jetzt Trick17 aus der Zauberkiste.

Kleiner Handgriff - große Wirkung

Vor jeden Punkt auf meiner langen Liste male ich ein kleines Viereck. Nun gehe ich jeden Morgen durch meine Liste und male die Kästchen farbig aus, die vor Aufgaben stehen, die ich heute erledigen will oder muss. Wenn Du Schnappatmung und Hektik vermeiden willst, male nicht mehr als fünf Kästchen aus. (Warum das so ist, erzähle ich Dir in der Podcast-Folge #80). Bei der Entscheidung darüber, was ich heute erledige, schiebe ich alles, was ich schieben kann auf einen späteren Zeitpunkt und versuche mir auch jeglichen Anspruch auf Perfektionismus zu untersagen. Wollte ich eigentlich noch eine neue Podcast-Folge in dieser Woche aufnehmen, wird das Vorhaben radikal vertagt. Denn: Eine neue Podcast-Folge ist zwar wichtig, aber nicht dringend. Genauso wie Fenster putzen und Webseiten-Optimierung. Alles, was nicht anbrennen oder explodieren kann, wird verschoben oder gestrichen. Denn das Ziel in K-Wochen lautet wie gesagt „Überleben“. Und zum Überleben braucht man keine geputzten Fenster und auch keine optimierte Website. Fokus, Fokus, Fokus: Krankes Kind betuddeln, Betreuung organisieren, Seminare geben und dafür sorgen, dass das Postfach nicht explodiert. Das steht auf Prio Eins! Und dann nehme ich mir noch vielleicht eine Stunde, um die fünf dringendsten Punkte auf meiner K-Liste abzuarbeiten. Für die Glück- und Belohnungshormone das Abhaken oder Wegstreichen nicht vergessen, wenn Du einen Punkt erledigt hast.

Am Ende der Woche oder zum Ende des Krisenmodus nehme ich mir dann eine Stunde Zeit und sortiere alle Aufgaben, Ideen und Gedanken auf meiner 4K-Liste dort hin, wo sie hingehören: Auf die Aufgabenliste für nächste Woche, in den Kalender, ins Trello-Board, ins Bullet-Journal… Dann wird auch die Wohnung in einen bewohnbaren Zustand zurückgeführt, denn das Kästchen „Abwasch“ male ich zum Beispiel erst farbig aus, wenn wirklich kein Geschirr mehr da ist und niemand mehr bestellte Pizza sehen kann. Und dann kommt das allerschönste: Durchatmen und feiern! Denn das wichtigste aller Ziele diese Woche ist erfolgreich umgesetzt: Alle haben überlebt!

Tabus in K-Wochen

Wie gesagt, empfehle ich Dir, maximal fünf Kästchen auf Deiner 4K-Liste farbig auszumalen. Da auf dieser Liste alle möglichen großen und kleinen Aufgaben stehen, solltest Du auch genau überlegen, welche Aufgaben Du tatsächlich im Krisenmodus erledigen kannst und welche nicht. Denn es gilt: krank ist krank und zu viel ist zu viel. Da hilft auch kein noch so gutes Planungstool. Deshalb hier noch eine kleine Übersicht an Aufgaben, die Du geflissentlich ignorieren bzw. schieben solltest:

Aufgaben, die viel Zeit und Ruhe erfordern: Wenn ich im Krisenmodus bin und einer Kundin ein Seminarkonzept bis zum Ende der Woche versprochen habe, muss ich diese Aufgabe schieben. Denn weder die Kundin noch ich haben etwas von einem hingerotzem, nicht durchdachten Konzept. Also schreibe ich zwar die Aufgabe „Konzept Kunde X“ auf die 4K-Liste, das Kästchen davor bleibt aber leer. Stattdessen notiere ich die weitere Aufgabe „Kundin über verspätete Abgabe informieren“ und male dieses Kästchen farbig aus.

Optimierungsaufgaben : Dinge neu gestalten, Prozesse zu optimieren, etwas lernen oder besser machen… All das sind wichtige Aufgaben, aber sie sind nicht dringend. Sie haben keine objektive Deadline. Deshalb gilt in K-Wochen: Nein zu B-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix. Die dürfen alle notiert aber nicht erledigt werden. Wenn der Krisenmodus vorbei ist, kannst Du auch wieder Zeitfenster für solche Aufgaben planen.

Aufgaben, mit denen wir nur unsere eigenen Erwartungen erfüllen: Du hast Dir vorgenommen, jeden Tag gesund und ausgewogen zu kochen? Sehr gut. Im Krisenmodus darfst Du dieses Vorhaben aber auch gern pausieren. Das ist kein Rückschlag und kein Versagen. Es ist einfach der beste Umgang mit gerade knappen Ressourcen wie Zeit und Energie: Also ja, bestell Dir gern was zu Essen, vernachlässige den Haushalt, lass Dir Lebensmittel liefern statt sie auf dem Wochenmarkt einzukaufen… In Krisen gilt es zu überleben und dafür zu sorgen, möglichst schnell aus dem Krisenmodus wieder heraus zu kommen. Da ist keine Zeit für Perfektion. Du darfst die Erwartungen an Dich selbst gern herunterschrauben.

Am Ende des Tages noch schnell ein Blick auf die Liste

Am Ende des Tages in einer K-Woche schaue ich auf meine Liste, freue mich über abgehakte Punkte und lasse unerledigte farbige Kästchen für den nächsten Tag stehen. Es ist ganz sicher nicht so, dass ich in K-Wochen jeden Tag meine fünf farbigen Kästchen abhaken kann. Krise ist nun mal Krise. Damit Du ganz ohne Versagensgefühl, Panik oder schlechtes Gewissen deinen Tag beschließen kannst, zähl einfach mal Deine Häkchen durch und schau dann in die Auswertung:

5 farbige Kästchen abgehakt : Herzlichen Glückwunsch! Du bist Wonderwoman. Mal noch schnell die fünf dringendsten Kästchen für morgen aus und dann Füße hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

3 oder 4 farbige Kästchen abgehakt: Wahnsinn! Obwohl die Hütte brennt, hast Du es trotzdem geschafft, nebenbei noch mehr als die Hälfte der geplanten Aufgaben zu erledigen. Chapeaux! Und keine Sorge: Du hast ja selbst dafür gesorgt, dass die Welt heute nicht untergeht. Deshalb kannst Du morgen noch das ein oder oder andere fehlenden Kästchen erledigen. Mal noch schnell die weiteren Kästchen für morgen aus und dann Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

1 oder zwei farbige Kästchen abgehakt : Bäm, Powerlady! Das muss Dir erstmal jemand nachmachen: Krise überleben und trotzdem noch weitere Aufgaben erledigen. Andere würden längst in Embrionalhaltung in der Ecke liegen. Und auch für Dich gilt: Du selbst hast dafür gesorgt, dass die Welt heute nicht untergeht. Deshalb kannst Du die fehlenden Kästchen auch morgen noch erledigen. Es wird nichts dramatisch Schlimmes passieren, wenn Du es heute nicht schaffst. Also plane Deine fünf Kästchen für morgen und dann Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

Kein farbiges Kästchen abgehakt : Alles gut! Alles richtig gemacht! Denn: Oberstes Ziel in der Krise ist es zu überleben. Und wenn Du gerade noch Kästchen zählen konntest, scheinst Du in jedem Fall überlebt zu haben. Wir sollten zwar jeden Tag so leben als wäre es unser letzter Tag - aber so arbeiten sollten wir auf keinen Fall. Morgen ist ein neuer Tag! Morgen ist eine neue Gelegenheit die Kästchen abzuarbeiten. Dafür brauchst Du nicht nur Zeit sondern vor allem auch Energie. Deshalb: Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

Noch mehr Inspirationen zum Überleben und Bewältigen von Krisen kannst Du in der Podcast- Folge #74 Krisenmanagement nachhören.

Viel Spaß beim Ausprobieren und fröhliches Überleben. ;-)

Ikigai

Wed, 21 Oct 2026 12:11:39 GMT

Für mehr Orientierung und Zufriedenheit

Ikigai ist ein Werkzeug, das Dir sehr viele Erkenntnisse über Dich selbst, aber auch viel Orientierung und Motivation stiftet. Das Prinzip kommt aus dem Japanischen und heißt frei übersetzt "Wofür es sich zu leben lohnt". Nimm Dir die Zeit und erhalte mehr Klarheit darüber, worauf Dein Fokus und Deine Energie gerichtet sein sollte.

Falls du Schwierigkeiten hast, deine Stärken zu benennen, hier gibt's Unterstützung: https://www.persoenlichkeitsstaerken.ch/

Zeittypen

Wed, 21 Oct 2026 11:39:47 GMT

Finde heraus welcher Zeittyp du bist und wie du für eine ausbalancierte Zeitperspektive sorgen kannst.

>> Podcastfolge #62

Die Zeit teilt sich in drei Bereiche: Die Vergangenheit, die Gegenwart und die Zukunft. Der Blick auf alle drei Bereiche kann uns Kraft, Energie und Motivation verleihen. Doch wenn ein Bereich dominiert, bremst uns das eher aus. Deshalb ist es wichtig zunächst zu erkennen, welcher Bereich in deinem Leben eine zu große Rolle spielt. Im zweiten Schritt schauen wir uns dann an, wie du den Blick auf die anderen Bereiche der Zeit stärken kannst und somit wieder zu einem ausgeglichenen Blick auf die Zeit gelangst.

Schauen wir uns zunächst die drei Bereiche genauer an:

Die Vergangenheit

In der Vergangenheit sehen wir unser Fundament und lernen: Wir sehen, was wir alles schon erreicht und gelernt haben, worauf wir vertrauen können, was funktioniert und was weniger funktioniert und lernen daraus. Wir sehen, welche Menschen uns in unserem Leben begleitet haben, auf was wir bauen können. Daraus können wir im besten Fall Zuversicht, Hoffnung, Stabilität, Sicherheit und Vertrauen ableiten. Menschen, die sich viel mit der Vergangenheit beschäftigen sind daher oft eher stabile Persönlichkeiten mit einem starken Fundament und stabilen Beziehungen. Sie zeigen vielfach auch ausgeprägte Fähigkeiten im Reflektieren.

Aber : Wenn Menschen zu sehr in der Vergangenheit verhaftet sind, können sie sich nur schwer auf Neues einlassen und haben mit Veränderungen und Anpassungen eher Probleme, weil sie das Vergangene nicht loslassen können. Typische Sätze sind dann „Früher war eh alles besser“ oder „Früher haben wir das auch so gemacht“. Auch das Hier und Jetzt zu genießen fällt diesen Menschen oftmals schwer, weil der Moment sofort mit vielleicht noch schöneren Momenten in der Vergangenheit konkurrieren muss. Eine weitere Folge des Verharren in der Vergangenheit kann die Unfähigkeit oder der Unwille der eigenen Veränderung sein. Statt Neues auszuprobieren und alternative Verhaltensweisen zu finden, suchen diese Menschen lediglich nach Ursachen für ihr Verhalten in der Vergangenheit („Ich bin halt so. Ich war schon als Kind so. Meine Eltern haben mir einfach immer wieder gesagt…“) und nutzen diese dann als entschuldigende Begründung für ihr Verhalten.

Die Gegenwart

In der Gegenwart leben und erleben wir: Genießen, freuen, lieben, Spaß haben, Nähe spüren, entspannen, feiern, Entscheidungen treffen, leben, erleben … all das können wir nur im Hier und Jetzt. Momente, die das Leben lebenswert machen und uns das Gefühl Glück spüren lassen, können wir nur mit einem guten Blick auf die Gegenwart kreieren. Menschen, die im Moment leben, haben daher die großartige Fähigkeit das Leben wirklich zu genießen, sind oftmals sehr flexibel und anpassungsfähig und empfinden große Freude daran, Neues auszuprobieren.

Aber : Wenn nur noch das Jetzt und Hier gilt, also der Zeit-Bereich „Gegenwart“ zu dominant wird, dann neigen Menschen dazu unangenehme oder schwierige Dinge aufzuschieben: „Ach komm, jetzt lass uns erstmal ein Eis essen und dann sehen wir weiter…“ oder „Ja, ja. Ich weiß, dass das wichtig ist. Ich schau’s mir morgen an.“ Die Folge ist, dass Menschen mit einem zu starken Fokus auf die Gegenwart nicht voran kommen und Schwierigkeiten haben langfristige Ziele zu erreichen. Im schlimmsten Fall schieben sie die unangenehmen Dinge des Lebens so lange vor sich her bis sich die Probleme zu einem Mount-Everest aufgetürmt haben. Bei Menschen mit einer zu starken Gegenwartsperspektive zeigt sich oft auch eine fehlende Impulskontrolle. Spontankäufe, obwohl der Kontostand davon abrät, oder die Bearbeitung von zwanzig tollen Ideen gleichzeitig, von denen keine final umgesetzt werden, sind die Folge. Auch die Stabilität von Beziehungen kann unter einer Gegenwartsdominanz leiden. Denn diese Menschen tendieren auch gern dazu, sich voll und ganz auf gerade eben kennengelernte, spannende Menschen voll und ganz einzulassen und „alte“ Freund*innen eher links liegen zu lassen.

Die Zukunft

In der Zukunft finden wir unseren Antrieb und die Lösung von Problemen: Die Antwort, warum oder wofür wir Dinge tun, liegt immer in der Zukunft. Der Blick auf diesen Bereich ist damit ein enormer Motor für uns. Er verleiht uns Ausdauer und Durchhaltevermögen, macht uns belastbar und erfolgreich. Menschen, die sich viel mit der Zukunft und Zielen beschäftigen, haben damit auch eine starke Orientierung, einen hohen Drang sich selbst oder Dinge zu verbessern und erreichen oft ein hohes Umsetzungstempo. Denn in der Zukunft können wir Dinge besser machen und ausschließlich liegt die Lösung eines Problems.

Aber : Wenn Menschen zu sehr mit Zukunftsgedanken beschäftigt sind, verlieren sie das Präsenzgefühl. Sie können nur schwer den Moment und das Leben genießen und zufrieden sein, mit dem, was sie jetzt gerade haben oder sind. Es besteht das Risiko sich in Wenn-Dann-Schleifen zu verlieren: „Wenn ich erst mal diesen Karriereschritt erreicht habe, dann wird alles gut.“ oder „Wenn ich erstmal 10 Kilo abgenommen habe, dann wird mein Leben viel besser.“ oder „Wenn ich erstmal dieses Projekt überstanden habe, dann gehe ich auch wieder zum Yoga.“ Menschen mit einer zu starken Zukunftsorientierung kommen nie wirklich an. Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Für Pausen, Erfolge feiern oder gar auf den Lorbeeren ausruhen ist keine Zeit. Die Gefahr einer Überlastung, weil zu viel in einem zu hohen Tempo gleichzeitig erledigt werden muss, ist groß.

Die Zukunft ist unserer Leistungsgesellschaft meist die dominante Perspektive beim Betrachten der Zeit. Das lässt sich in fast allen Lebensbereichen beobachten - nicht nur bei der Arbeit. Wie motivieren wir beispielsweise unsere Kinder dazu, ihre Hausaufgaben zu machen? Leider nicht so: „Hey, das ist ein total spannendes Thema. Das macht bestimmt viel Spaß sich damit zu beschäftigen… “ (Gegenwarts-Perspektive). Sondern so: „Du musst aber deine Hausaufgaben machen. Du willst doch später mal einen guten Job haben und gutes Geld verdienen…“

Welcher Zeittyp bist Du?

Und nun? In welchem Bereich der Zeit hast du dich am ehesten wieder gefunden? In allen drei? Dann ist alles schön. Dein Umgang mit der Zeit ist ausbalanciert und du kannst aus allen drei Bereichen Kraft, Energie und Motivation ziehen. Wenn nicht, dann beobachte Dich einmal selbst: Welcher Bereich der Zeit spielt in Deinem Leben die größte Rolle und welcher könnte vielleicht ein wenig wachsen? Sprich mit anderen Menschen darüber, wie sie dich im Umgang mit der Zeit erleben und finde heraus, welchen Zeit-Bereich du vielleicht ein wenig stärken solltest.

Wenn du soweit bist, nimm dir ein kleines Büchlein und finde jeden Abend neue Antworten auf die Fragen zur jeweiligen Zeitperspektive, die du stärken möchtest. Du musst auch nicht jeden Abend alle Fragen beantworten. Aber wenigstens ein paar. Es geht darum, deinen Fokus ein wenig zu bewegen, in dem du dich mit einer bestimmten Perspektive auf die Zeit intensiv beschäftigst. Befolge dieses Ritual für zunächst zwei Wochen und reflektiere anschließend, wie sich dein Blick auf die Zeit-Bereiche verändert hat. Haben sich deine Gedanken zu bestimmten Ereignissen und Situationen verändert? Hat sich dein Verhalten verändert? Schreibe auch dazu deine Gedanken und Beobachtungen auf.

Schreibe dann noch für vier weitere Wochen jeden Abend deine Antworten in dein Büchlein und schaue anschließend noch ein weiteres Mal auf deinen Blick auf die Zeit. Du kannst das kleine Ritual gern noch danach weiter fortführen. Denn du wirst sehen: Die tägliche Beantwortung der Fragen führen ganz nebenbei auch zu mehr Achtsamkeit, Dankbarkeit, Zufriedenheit und Energie in deinem Leben.

Fragen für Menschen, die ihren Blick auf die Vergangenheit stärken wollen:

(Du kannst für die Fragen jeden Tag unterschiedliche Zeitspannen wählen: Also zum Bespiel: Was habe ich heute erreicht? Was habe ich in der vergangenen Woche erreicht? Was habe ich im letzten Jahr erreicht?)

Was habe ich erreicht/geschafft?
Was habe ich gelernt?
Wenn ich gerade ein Problem habe: In welcher ähnlichen Situation war ich bereits in meinem Leben und wie habe ich damals das Problem gelöst?
Welche Erfahrungen aus der Vergangenheit kann ich für aktuelle Herausforderungen nutzen?
Ein Mensch, der mein Leben beeinflusst hat:
Worauf bin ich stolz?
Auf welchen schönen Momente kann ich zurückblicken?
Was habe ich, was mir niemand mehr nehmen kann?
Wenn ich mein gesamtes Leben in einem Fotoalbum darstellen würde, welches wären die schönsten Fotos?
Ein Schritt oder eine Entscheidung, der wichtig war, um heute hier zu sein:
Eine schöne Kindheits- oder Jugenderinnerung:

Fragen für Menschen, die ihren Blick auf die Gegenwart stärken wollen:

Wie geht es mir gerade?
Wie fühle ich mich?
Wie fühlt sich mein Körper an?
Was ist heute wichtig? Was ist jetzt wichtig?
Was brauche ich?
Für was bin ich dankbar?
Was kann ich jetzt tun, um etwas zu verändern?
Was ist gerade schön? Was ist gerade gut?
Welche Entscheidung kann ich jetzt treffen?
Was tut mir jetzt gut?
Was habe ich heute erreicht/geschafft?
Was waren die drei schönsten Dinge vom Tag?

Fragen für Menschen, die ihren Blick auf die Zukunft stärken wollen:

Was will ich morgen?
Welche langfristigen Ziele möchte ich erreichen?
Wie wird mein Leben aussehen, wenn ich eins der Ziele erreicht habe?
Wie soll mein Leben in 1, 3, 5 Jahren aussehen?
Welche Schritte sind notwendig, um meine Ziele zu erreichen?
Was kann ich morgen umsetzen, um meinen Zielen einen Schritt näher zu kommen?
Was will ich noch lernen?
Worauf freue ich mich?
Was werde ich tun, damit diese Dinge auch eintreten?
Was kann ich morgen anders machen?

Tagesplan

Wed, 21 Oct 2026 11:31:52 GMT

Hier gibt es die kostenlose Vorlage und Anleitung für wie Du motivierende Ziele entwickelst und auch wirklich ins Handeln kommst.

>> Podcastfolge #118

Was macht Gott, wenn wir einen Plan machen? Er lacht sich ins Fäustchen. Ich bin zwar nicht religiös, aber wenn jemand da draußen irgendein Wesen oder eine Energie entdecken würde, die den lieben langen Tag nichts anderes tut, als die Pläne von Menschen zu durchkreuzen… ich wäre zumindest nicht sonderlich überrascht. Auch ich musste erst lernen, dass Pläne keine Drehbücher sind und Pläne auch nicht erst dann gut sind, wenn wir sie minutiös befolgen. Pläne sind keine in Stein gemeisselten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Sie haben eine ganz andere Funktion: Pläne geben uns Orientierung, Struktur und Sicherheit, um das Unvorhersehbare bewältigen zu können. Deshalb helfen uns Pläne sehr wohl - auch in turbulenten Zeiten. Allerdings nicht, wenn sie in Form von langen To-Do-Listen und vollgestopften Besprechungskalendern daher kommen.

Du am Ende dieses Beitrags meine persönliche Vorlage für einen guten Tagesplan herunterladen. Ich erläutere dir ausführlich, wie ich sie benutze und gebe dir noch ein paar gute Tipps und Ticks an die Hand, die du bei der Planung deines Tages berücksichtigen solltest.

Der Anfang und die Basis

Meine Tagesplanung beginnt eigentlich Ende Dezember. Zwischen den Jahren beschäftige ich mich sehr ausführlich mit meiner Jahresplanung. Das ist quasi mein Fundament. Zu Beginn jeden Quartals und jeden Monats schaue ich da hinein und in meinen digitalen Kalender, was dort schon für große Termine (z.B. Seminare) stehen und definiere für jedes Quartal bzw. Monat maximal drei Ziele und die drei wichtigsten Aufgaben. Das Ganze wiederhole ich jeden Freitag (ok, manchmal auch erst Montag Morgen) für die kommende Woche: Was steht insgesamt an? Was sind die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben für diese Woche? Es geht hierbei darum quasi das Spielfeld abzustecken und einen Überblick für mehr Orientierung zu bekommen. Das hilft dir ungemein bei der Tagesplanung, weil die Hälfte der Arbeit dann schon gemacht ist.

Bei meiner Wochenplanung versuche ich ähnliche Aufgabenarten auf einen Tag zu legen und damit zu vermeiden, dass ich sowohl Buchhaltung als auch Konzeptarbeit am gleichen Tag mache. Ich nenne das meine monothematischen Tage und habe festgestellt, dass ich so sehr viel produktiver bin. Es gibt dann also einen Tag, an dem ich (fast) ausschließlich nur kreative Dinge tue und einen anderen Tag, an dem ich reinen Bürokram mache und wieder einen anderen Tag, an dem ich (fast) nur Seminarkonzepte überarbeite…

Meine Planungen für das Jahr, das Quartal, den Monat und die Woche notiere und male ich in mein Bullet-Journal - also mein strukturiertes Notizbuch, in dem auch noch eine ganze Menge mehr stattfindet. Durch diese Vorarbeit kostet mich die Planung des Tages nur noch zehn Minuten. Denn das meiste ist schon lange vorher klar.

Mein Tagesplan

Den Plan für den Tag mache ich meist am Ende des Arbeitstages am Vortag. Das hat den positiven Effekt, dass mein Hinterkopf frei ist von unstrukturierten Gedanken und offenen Fragen und ich so besser abschalten kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich mit diesem festen Ritual gerade im Homeoffice besser in den Feierabend herüber gleiten kann, weil es ein wirkliches Ende des Arbeitstages markiert.

Für meinen Tagesplan nutze ich die Vorlage, die du am Ende dieses Artikels findest. Du kannst dir auch eine eigene Vorlage bauen. Ich empfehle dir aber in jedem Fall eine strukturierte Vorlage auf einem Blatt zu haben. Ein Plan soll uns Orientierung geben und die haben wir nicht, wenn wir zwischen To-Do-Liste, Email-Postfach und Kalender versuchen einen Überblick zu gewinnen.

Qualitätsmanagement : Bevor ich anfange meinen nächsten Tag zu planen, schaue ich auf den Plan des aktuellen Tages. Was habe ich erledigt (freuen, feiern, stolz sein nicht vergessen!)? Was hat bei meiner Planung gut funktioniert? Was sollte ich optimieren? Was muss vom alten Tagesplan auf den neuen Plan oder andere Listen übertragen werden?

Für den neuen Tagesplan prüfe ich zunächst, wieviel Zeitbudget ich tatsächlich habe: Welche Termine stehen eh schon fest im Kalender? Wann soll/muss mein Arbeitstag beginnen? Wann soll/muss mein Arbeitstag enden - kann ja auch sein, dass ich um 15 Uhr bei der Kosmetikerin sein will.

Dann suche ich mir die wichtigen Aufgaben aus unterschiedlichsten Quellen heraus: Trello-Board, Projektkladden, Wochen- bzw. Monatsplanung im Bullet Journal, Wiedervorlage-Mappe, Kalender… Ich versuche pro Tag mindestens eine B-Aufgabe umzusetzen. B-Aufgaben sind in der Eisenhower-Matrix (Podcastfolge #107) Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und meist zu einer Verbesserung oder Veränderung führen. Für diese Aufgabe plane ich als erstes einen Bearbeitungsslot ein. Dann kommen Slots für Pausen, Yoga, Email-Bearbeitung und Kleinkram Erst dann kommen die A-Aufgaben, also die wichtigen und dringenden Aufgaben. C-Aufgaben, die ich nicht delegieren kann, stehen meist in der Kleinkram-Liste auf der rechten Seite - oder haben einen festen Tag, an dem ich dann alle in einem Rutsch wegschrubbe.

Für alle größeren Aufgaben und alle wichtigen Termine mit mir selbst oder anderen gibt es also ein festes Zeitfenster. Aber Vorsicht Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass Aufgaben sich wie Gas verhalten: Je mehr Zeit du ihnen einräumst, desto mehr breiten sie sich aus. Also kalkuliere gern ein bisschen knapper. Und - ganz wichtig - plane Pufferzeit ein. Bei mir ist das eine Stunde meist am frühen Nachmittag. Weil ja ein guter Plan eben nur die halbe Miete ist und jederzeit jemand oder irgendwas dazwischen kommt. Da ich aber keine Herzchirurgen bin, hat selbst die noch so dringendste Katastrophe meist Zeit bis zum Nachmittag. Und wenn nicht, tausche ich meinen Puffer-Slot einfach mit einem anderen Slot am Vormittag. Geschoben werden darf immer.

Um eine bessere Übersicht zu haben, nutze ich für bestimmte Terminarten unterschiedliche Farben - auch in mei nem digitalen Kalend er - um auf einen Blick zu sehen, ob es sich um einen wichtigen Kundentermin oder eine Bearbeitungszeit oder eine Pause handelt. Samstage und Sonntage oder generell freie Tage verplane ich übrigens nicht. Da gönne ich mir den Luxus nach Lust und Laune zu entscheiden. Planen ist ja schließlich nur das halbe Leben.

Das alles findet auf der linken Seite der Vorlage statt, die du dir am Ende des Artikels herunterladen kannst. Ganz unten gibt es noch ein Feld für Notizen , das mich davon abhalten soll, dreihundert Postet-Zettel zu bekritzeln und auf meinem Schreibtisch zu verteilen. Da schreibe ich tatsächlich im Laufe des Tages alles mögliche rein, was nicht eh schon einen Platz in einer Projektkladde oder einem Trello-Board hat. Telefonnummern, Ergänzungen zu bestimmten Aufgaben von heute… Am Ende des Tages schaue ich, was ich davon streichen kann und was ich auf entsprechende Listen oder Ordner übertragen muss. Und mein Schreibtisch bleibt schön ordentlich und übersichtlich.

Die rechte Seite des Plans

Ganz oben auf der rechten Seite notiere ich max. drei Ziele für den Tag. Manchmal steht da einfach nur „Überleben“, manchmal ein wichtiges Projekt oder Seminar, manchmal ein elendiger Brocken, den ich seit Wochen vor mir her schiebe und manchmal auch „einen schönen Tag haben“. Das sieht auf den ersten Blick wie reine Zeitverschwendung aus, ist aber am Ende für mich ein nettes, kleines Achtsamkeits- und Fokusritual, das mir viel positive Energie bringt. Mein Tag bekommt eine Überschrift und damit maximale Orientierung.

Darunter gibt es eine Menge Platz für Kleinkram , den ich im Zeitfenster „Kleinkram“ erledige. Zumindest soviel wie ich schaffe. Der Rest kommt auf die Liste von morgen. Meist kommen im Laufe des Tages noch zwei, drei Sachen hinzu, von denen ich am Vorabend noch gar nichts wusste. Kleinkram Sachen immer schön untereinander schreiben und wenn du sie erledigt hast, wegstreichen oder abhaken. Das liefert immer ein kleines Portiönchen Glückshormone, die uns dann gleich mehr Energie für die nächste Aufgabe geben. Oder wie mein Mann so schön sagt: Das schönste an Listen ist das Abhaken.

Im nächsten Feld geht es um die Erinnerung an neue Routinen oder Überzeugungen . Wenn ich mir zum Beispiel vorgenommen habe, ab sofort immer einen Obstteller neben meinem Rechner zu stellen - so wegen Vitamine und so - dann notiere ich es dort bis die Routine selbstverständlich geworden ist. Genau so mache ich es auch, wenn ich mich mal wieder an eine förderliche Überzeugung erinnern muss, um beispielsweise meinen inneren Antreiber ein wenig zu zähmen. Oder wenn ich in einer Supervision eine neue Erkenntnis gewonnen habe, die sich in meinem Unterbewusstsein gern verankern darf, dann notiere ich diese ebenfalls dort.

Darunter findest du noch ein Feld „Heute nicht“ . Dort notiere ich alles, was mir im Laufe des Tages so durch den Kopf geht oder jemand in einem Telefonat von sich gibt, aber heute eben keine Relevanz hat. Dort können solche Dinge bis zum Feierabend erstmal geparkt werden - ohne dass du dir überlegen musst, wo du das jetzt notierst oder was du damit machst. Am Ende des Tages sortierst du die „Heute nicht“-Punkte auf eine entsprechende Liste, in dein Trello-Board oder gleich auf den Tagesplan für morgen.

Und wenn der Plan nicht aufgeht?

Gib dir und deiner Planung Zeit. Ich habe auch eine ganze Weile gebraucht, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ich gut durch den Tag komme, wie lange ich für bestimmte Aufgaben brauche, was A- von B-Aufgaben (Eisenhower-Matrix) unterscheidet und und und. Planen will gelernt sein und Lernen braucht Zeit. Also ärgere dich nicht, sondern schau, welche Stolpersteine es gab und wie du sie morgen umgehen kannst. Vielleicht musst du ein bisschen mehr Pufferzeit einplanen, vielleicht brauchst du dafür weniger Zeit für dein Email-Postfach. Deine Planung wird jeden Tag ein bisschen besser werden und dir damit jeden Tag ein bisschen mehr Orientierung und Struktur geben. Das ist zumindest der Plan! ;-)

Ziele

Wed, 21 Oct 2026 10:47:44 GMT